Use robots de Telegram para agendar citas y solicitar datos

La tecnología es parte importante de nuestras vidas, y las aplicaciones móviles de mensajería son cada día más utilizadas con fines empresariales. Ya no se trata solamente de enviar mensajes, sino que también puede aportarse valor a través de los mismos.

En un artículo anterior vimos cómo usar su blog como herramienta para agendar citas médicas, automatizando ciertas acciones y optimizando el uso del tiempo gracias a herramientas digitales.

Esta vez, iremos un poco más a fondo y usaremos la aplicación Telegram, la cual integra herramientas nativas, como son los bots, los cuales podría decirse que son "La insignia" de dicha aplicación.

Telegram, puede usarse desde el móvil o bien desde el ordenador sin necesidad de hacer vinculaciones, eso sí, deberá tener un número de teléfono que le servirá para verificar su cuenta.

Asumimos que, para implementar esta técnica, ya posee la aplicación descargada. Podrá hacerlo tanto desde su celular como desde el ordenador, es indiferente el dispositivo que use.

Antes que nada definamos:

¿Qué es un bot?

Un bot, o robot, es un pequeño programa informático que está destinado a ejecutar una tarea específica.

Lo más interesante de Telegram, es que usted no necesita saber programar para poder crear su propio bot. Bastará con que haya planificado previamente los datos que solicitará al paciente para poder agendar la cita de la mejor manera posible.

Consideraciones previas:

Antes de comenzar a crear su bot, deberá, como dijimos anteriormente, determinar los datos mínimos necesarios para poder realizar la agenda de cita, estos datos podrán ser, por ejemplo, el nombre, correo electrónico, número de teléfono y número de historia médica en caso que sea necesaria.

Por otro lado, los mensajes de su bot deberán estar enfocados en guiar al paciente durante su proceso. Deberán ser claros y concretos y no demasiado largos. Más adelante hablaremos de esto.

Creando su bot asistente:

Me gusta hablar de las herramientas como "asistentes de nuestro trabajo", desde el punto de vista del marketing, humanizar estas herramientas provee confianza a las personas a quienes las destinamos y despierta la curiosidad por su uso. Ver desde lejos a la tecnología es contraproducente para cualquier marca.

Dicho esto, enumeremos los pasos a seguir:

✔️1.- Iremos al bot @BotFather, el cual será el encargado de crear el nuevo bot que necesitamos.

✔️2.- Abierto el chat con BotFather, seleccionaremos la barra inclinada o "slash" que se encuentra a la derecha del campo donde se visualizan los mensajes, también podemos teclear un "/" (sin las comillas). Inmediatamente se desplegará una lista de comandos que podemos usar.

✔️3.- Seleccionaremos el comando /newbot y esperaremos el mensaje de BotFather, que no tardará en llegar.

✔️4.- Colocaremos el nombre que se mostrará de nuestro bot, por ejemplo Dr. Citas (dejaré el enlace a este bot al final del artículo para que pueda probarlo si lo desea). Enviaremos el mensaje y nos llegará uno nuevo.

✔️5.-Ahora deberemos colocar el nombre de usuario del bot. Los nombres de usuarios de bot, por obligación, deben terminar en bot o _bot. No deben contener espacios y deben estar compuestos de caracteres alfanuméricos que hagan más sencillo el entendimiento por parte de la persona que lo usa.

Para este paso, he seleccionado el usuario DrCitasBot. Al enviar el mensaje, BotFather nos devolverá una respuesta que contiene un token de acceso, el token es un serial compuesto de letras y números que deberemos copiar, para hacerlo bastará con que toquemos o hagamos clic sobre el mismo y se copiará al portapapeles.

✔️6.- Ahora iremos a @ManyBot e iniciaremos un chat. Seleccionaremos la opción "Crea un nuevo bot", luego de haber iniciado el chat. Nos enviará las instrucciones de lo que ya hicimos, por lo que seleccionaremos la opción "He copiado el token API".

✔️7.- Nuevamente nos llegará un mensaje pidiéndonos el token, el cual le enviaremos a modo de mensaje al bot.

Es importante que sigamos cada uno de los pasos que hemos detallado. Si no presionamos algún botón o dejamos de enviar algún comando, los bots no nos responderán correctamente.

✔️8.- Ya enviado el token, nos enviará una confirmación con un mensaje que nos pide unas palabras acerca de nuestro bot, es decir, qué hace. Yo he enviado las palabras "Bienvenido, sigue las instrucciones para agendar tu cita en nuestro consultorio médico."

✔️9.- Ya tenemos nuestro bot creado, se nos enviará un mensaje con la url del bot, la cual compartiremos posteriormente con los pacientes para que reserven su cita.

Configuración del bot:

Ahora vamos a configurar nuestro bot, para esto iremos nuevamente a @BotFather y seguiremos los pasos que se detallan a continuación:

✔️1.- En el chat con BotFather, seleccionaremos el comando /mybots. Recibiremos una lista de los bots creados y seleccionaremos en el mensaje el nombre de nuestro bot haciendo clic en el recuadro que lo contiene, en mi caso DrCitasBot. Preste atención al mensaje que ha recibido, ya que al seleccionar el nombre de su bot este cambiará ofreciéndole otras opciones.

✔️2.- Seleccione la opción "Edit Bot". Nuevamente el mensaje cambiará las opciones.

Como ya tenemos el nombre de nuestro bot configurado, nos encargaremos de editar los aspectos restantes, los cuales menciono a continuación:

👉🏻-Edit description: Tal como en la biografía de Telegram que posee cada usuario, su bot también puede tener una. En este caso hemos escrito para la biografía, "Bot de pruebas de @healthmarketing", si se fija, hacemos una mención directa a nuestro canal de Telegram. Esto permitirá a los usuarios acceder a información pública en caso que usted lo desee.

✔️3.- Enviaremos el mensaje con el contenido de nuestra biografía y recibiremos la confirmación.

✔️4.- Haremos scroll hacia arriba en el chat para buscar nuestro menú-mensaje y seleccionaremos la opción "Edit about" este será el mensaje que se mostrará en pantalla antes de iniciar el chat con nuestro bot.

✔️5.- Escribimos nuestro mensaje y enviamos, nuevamente recibiremos confirmación y buscaremos nuestro menú-mensaje para seleccional la opción "Edit botpic".

✔️6.- Enviaremos una imagen cuadrada, la cual servirá como foto de perfil de nuestro bot. Es importante en este punto ser estratégicos y colocar una imagen que humanice a nuestro bot de modo que pueda inspirar confianza. Si se trata de un bot de empresa, podremos usar el logo de nuestra organización médica.

Después de enviar la imagen, nos llegará un nuevo mensaje de confirmación, podremos volver a nuestro bot o a nuestra lista de bots según el caso.

Ya tenemos configurada la "personalidad" de nuestro bot. Es importante que cuidemos cada uno de estos aspectos, ya que debemos inspirar la mayor confianza a nuestros pacientes de modo que puedan dejar sus datos.

Continuemos.

Configuración del formulario en el bot:

En estos pasos, configuraremos los formularios, es decir, crearemos una experiencia de conversación con la cual van a interactuar nuestros pacientes una vez que inicien el chat. Para esto, vamos a buscar la URL de nuestro bot, y haremos clic en ella, nos llevará al chat con nuestro bot, el cual vamos a iniciar para darle los toques finales.

Al entrar en nuestro bot, veremos sus aspectos configurados previamente.

Una vez iniciado, seguiremos los pasos que se detallan a continuación:

✔️1.- Seleccionaremos el botón "Comandos personalizados". Nos llegará un mensaje de bienvenida.

✔️2.- Seleccionaremos en el menú la opción "Crear comando", nos llegará un mensaje con el formato que debemos usar para crear nuestro comando.

✔️3.- Enviamos el comando que vamos a crear, en mi caso he creado un comando /agendarcita

Es importante que nuestros comandos sean descriptivos, ya que a la hora de editarlos, podremos encontrar el comando correcto con más facilidad.

✔️4.- Nos llegará un mensaje indicando que el bot puede contestar con uno o varios mensajes una vez seleccionado el comando. En este caso enviaré un primer mensaje con un saludo que diga: "Hola, bienvenido al bot de pruebas para agendar citas".

✔️5.- Pulsaremos el botón "Añadir preguntas". Nos llegará un mensaje con la descripción de las distintas opciones que veremos en el menú. Vamos a seleccionar el botón "Pregunta simple". A continuación añadiremos nuestra pregunta, en este caso, colocaremos "Por favor indícanos tu correo electrónico".

✔️6.- Si queremos colocar un mensaje de confirmación, antes de solicitar el dato siguiente, solo tendremos que escribir el mensaje. De lo contrario, pulsaremos nuevamente "Añadir pregunta" y "Pregunta simple".

Recuerde que debe seguir los pasos al pie de la letra para que su bot funcione correctamente.

✔️7.- Habiendo pulsado ya "Pregunta simple", colocaremos la solicitud del siguiente dato, en este caso, pedimos el nombre del paciente. Yo he creado el siguiente mensaje: "Gracias, ahora por favor, dime tu nombre". El paciente introducirá su nombre en este caso.

Podemos solicitar tantos datos como necesitemos, siempre pulsando "Agregar pregunta" y posteriormente "Pregunta simple".

✔️8.- Por último, debemos generar un mensaje de agradecimiento y confirmación, en este caso he colocado el siguiente mensaje: "Hemos recibido tu solicitud, en las próximas horas recibirás un correo electrónico con la fecha y hora de tu cita."

✔️9.- Pulsamos el botón "Guardar" y ya tenemos programada nuestra pequeña conversación con el bot.

Por último, vamos a agregar la opción en el menú del bot, para hacer más sencillo el uso del mismo.

Configurar el menú del bot:

✔️1.- Seleccionaremos el botón "Config menú principal".

✔️2.- Seleccionamos "Añadir opción al menú".

✔️3.- Seleccionamos el comando /agendarcita, el cual aparece en los botones.

✔️4.-Escribimos un título que se mostrará en nuestro botón, yo he colocado 📝 Agendar cita, enviamos.

✔️5.- Nos llegará un mensaje de confirmación. Ahora deberemos pulsar la opción "Volver atrás" hasta que nos llegue un mensaje que nos diga "Menú principal".

¡Listo! Ahora tenemos un asistente automatizado que nos permitirá recabar datos para agendar citas médicas.

Cada vez que una persona deje sus datos, recibirá un mensaje de su bot con la notificación de una nueva respuesta.

Ventajas de usar el bot:

La principal ventaja es que la conversación se hace en forma automatizada dentro de la aplicación, por lo cual es rápida y eficaz y, al mismo tiempo, no necesitamos estar presentes.

La segunda gran ventaja es que su usuario o número de teléfono, no serán vistos por el paciente, protegiendo de esta forma su privacidad.

La tercera es que un mismo bot puede ser administrado por varias personas, por lo cual el departamento indicado podrá generar la cita y enviarla al correo del paciente.

Según la cantidad de comandos que decida crear, rbpodrá usar un mismo bot para uno o varios departamentos, en caso que sea creado para un consultorio médico.

Desventajas del bot:

❌No tiene un horario de servicio, por lo cual puede ser molesto recibir mensajes con solicitudes de citas en horas bastante aleatorias.

❌Las respuestas no se pueden validar, por lo cual si el usuario se equivoca, será su responsabilidad si no recibe la confirmación de la cita.

❌El trabajo de confirmación de la cita, deberá hacerse en forma manual.

Variaciones del bot:

Usted podrá vincular su bot, mediante un enlace a un formulario de reservación de citas que bien puede tener en su blog o sitio web, o bien en Facebook, con la herramienta de reservaciones. Esto podrá hacerlo programando un enlace como mensaje de respuesta.

También podrá destinar su bot para otros usos, ya que estos permiten la creación de múltiples comandos.

Como ve, crear un bot para Telegram le permitirá ahorrar tiempo a la hora de procesar ciertas solicitudes, usted puede hacer su bot tan complejo como guste.

Esperamos que este artículo haya sido de su interés y le invitamos a compartirlo con sus colegas, si requiere más información acerca de los bots de Telegram, puede enviarnos un mensaje a través de nuestro formulario de contacto especificando en el mismo el motivo de su solicitud.