A estas alturas de la evolución tecnológica, ya no es necesario que un paciente se presente en el consultorio médico para agendar o solicitar una consulta con su doctor.
Afortunadamente, existen herramientas que pueden ayudarnos con esto y más, pero concretamente, quiero enfocarme el día de hoy en la solicitud de consultas médicas, algo que sin duda resta mucho tiempo no solo al doctor, sino también al paciente.
A este respecto, disponer de un blog médico nos permite, de alguna manera, simplificar la tarea de agendar una consulta personal con el paciente por medio de la utilización de formularios.
Si bien es cierto que se requiere un conocimiento de herramientas como Google Sheets, (la cual usaremos para guardar los datos de quienes solicitan la consulta), dicho conocimiento no necesariamente debe ser avanzado. Basta con poder usar los filtros de dicha herramienta para ordenar los datos y de esta forma clasificarlos.
Pero hablaremos de Google Sheets en otra ocasión, solo hago mención a esta función ya que es necesaria.
Formulario para solicitud de citas en un blog médico:
Utilizar herramientas de comunicación y mensajería como Whatsapp puede ser una opción, sin embargo, esto no automatiza tareas.
Como dijimos antes, usar formularios en el blog reducirá en gran medida el tedio que representa dirigirse al consultorio médico. Los usuarios cada día están más digitalizados y acostumbrados al uso de la tecnología, además requieren inmediatez en sus solicitudes.
Los formularios no solo estarán disponibles para ellos 24/7, sino que permiten la afluencia de un gran número de personas en forma simultánea. Esto implica que, en solamente unos minutos, pueden agendarse todas las citas del día o la semana siguiente.
Tomando en cuenta esto último, el paciente no necesitará madrugar demasiado, ni esperar durante mucho tiempo en el consultorio para ser atendido, esto aporta un valor imporantísimo a la marca comercial del consultorio médico.
El personal encargado de procesar las solicitudes, deberá tener en cuenta el tiempo medio que tarda el doctor en realizar una consulta, para de esta forma poder determinar la cantidad máxima de personas que pueden atenderse en un mismo día.
Por otro lado, los formularios registran la fecha y hora exacta en que el paciente emite su solicitud, por lo que no existirán problemas para determinar los turnos de cada uno.
¿Se puede "cerrar" un formulario?
Permitir la solicitud de citas vía internet, puede copar la agenda del consultorio y generar una lista larga de pacientes. Para prevenir que esto pase, podemos desactivar nuestro formulario. Con esto, daremos un respiro al personal que procesa las citas y podremos ordenar la agenda, al mismo tiempo que los pacientes entenderán que no se recibirán más solicitudes por el momento.
Incluso, podemos determinar un horario en el que nuestro formulario se encontrará disponible. Esto deberá hacerse de forma manual y "abrirlo" o "cerrarlo" a las horas correspondientes.
¿Dónde crear un formulario para mi consultorio?
Afortunadamente, hoy en día existen distintas herramientas que nos permitirán crear formularios en línea. Si bien pueden sonar nombres como Jotforms, Zoho Forms, Typeform y otros, me limitaré a hablar de los formularios de Google, los cuales ofrecen funciones e integraciones muy profesionales y que además son gratuitas.
Por otro lado, no será necesario complicarse la vida con aplicaciones adicionales, ya que éstos ofrecen la integración nativa con una hoja de cálculo que quedará guardada en nuestra cuenta de Google drive.
Si quiere aprender a crear un formulario de Google, le invito a leer este tutorial detallado de cómo usar google forms en un blog, el cual se encuentra en mi sitio web.
¿Cuántos formularios crear para mi consultorio médico?
Usted puede crear uno o varios formularios que posteriormente podrá instalar en su blog.
Seguro la pregunta ya ronda su cabeza. Si bien esta decisión, a fin de cuentas la toma cada quién, daré mi opinión personal al respecto.
Crear un solo formulario para todas las solicitudes:
Esto puede simplificar en gran medida el trabajo con los datos, sin embargo, los mismos pueden presentarse en formas muy diversas y estarán dirigidos a distintos departamentos del consultorio, por lo cual un gran volumen de ellos puede complicar un poco el trabajo.
En este caso, se necesitará el uso obligatorio de filtros y condicionales en Google Sheets, a fin de clasificar los datos según el departamento al que irán dirigidos.
Crear un formulario por departamento:
Esta opción tomará un poco más de tiempo, puesto que se requerirá la revisión de distintas hojas de cálculo. Sin embargo, desde mi punto de vista personal, los datos estarán organizados de acuerdo al departamento que recibe la solicitud, lo que hará a fin de cuentas más sencillo el trabajo de procesamiento.
¿Por qué alojar el formulario en su sitio web o blog?
Si ya leyó el tutorial para crear formularios de Google, se habrá dado cuenta que cada uno de ellos genera una URL, sin embargo, dicha dirección no implica que su sitio web reciba tráfico, por lo que a efectos de marca comercial, no es recomendable.
Por otro lado, tener el formulario alojado en su sitio web o blog, le otorgará una percepción distinta al paciente, el cual verá que reserva su cita en un sitio de confianza, al mismo tiempo, facilitará la solicitud a otras personas que lleguen a su blog o sitio web interesados en otros temas, por lo que el consultorio podrá adquirir nuevos pacientes.
¿Se pueden automatizar acciones?
Los formularios nos permiten enviar de forma automática una confirmación de la solicitud con los datos necesarios al paciente, lo que también ahorrará un tiempo muy valioso al consultorio.
Dicha confirmación puede ser, por ejemplo, un archivo en formato PDF con la fecha de cita pautada y los datos de la persona que se registra.
A efectos de marketing digital, poseer estos datos de registro nos permitirá desarrollar estrategias para conectar con dicho paciente mediante distintos medios (como el correo electrónico), para enviar información relevante, por ejemplo, la disponibilidad de nuevas citas en el departamento o un recordatorio de que agende una nueva consulta después de un tiempo determinado.
Esto reforzará la relación del consultorio con dicho paciente, posicionando a la marca como referente en su sector.
Queda acotar que este tipo de métodos no buscan reemplazar el trabajo que puede realizar un ser humano, sin embargo, permitirán reducir el tedio que corresponde a algunas tareas y simplificar la vida tanto del paciente, como del personal de salud.
Por último, hoy por hoy se convierte en algo imprescindible el facilitar a las personas en general, el procesamiento de sus solicitudes. La era digital es hoy.
Si desea conocer más acerca de crear un blog para su marca personal o consultorio médico, puede enviarnos un mensaje a través de nuestro formulario de contacto, especificando el motivo de su solicitud en el asunto del mismo.
Le invito a compartir este artículo con sus colegas.
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